Questions fréquentes > Gestion du personnel & être un employeur

Questions Fréquentes sur la Gestion du Personnel et le Statut d’Employeur au Royaume-Uni

Proposez-vous des services concernant la gestion du personnel ?

Oui, nous offrons une gamme complète de services liés à la gestion du personnel, notamment :​

  • Secrétariat social : Gestion des obligations administratives liées aux employés, y compris l’inscription auprès des organismes compétents et la tenue des dossiers du personnel.​
  • Préparation et édition des fiches de paie : Élaboration précise des bulletins de salaire, en conformité avec la législation britannique, et gestion des déductions obligatoires telles que l’impôt sur le revenu et les cotisations à l’assurance nationale.​
  • Assistance dans les démarches d'embauche : Conseil sur les processus de recrutement, rédaction des contrats de travail conformes aux lois en vigueur, et orientation sur les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.​

Ma société sera-t-elle automatiquement enregistrée en tant qu'employeur ?

Non, l’enregistrement en tant qu'employeur au Royaume-Uni n’est pas automatique. Si votre entreprise prévoit d'embaucher du personnel, elle doit s’inscrire auprès de Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) en tant qu'employeur. Cette démarche est essentielle pour :​

  • Obtenir un numéro PAYE (Pay As You Earn) : Ce système permet de déduire l’impôt sur le revenu et les cotisations à l’assurance nationale directement des salaires des employés.​
  • Assurer la conformité légale : Respecter les obligations fiscales et sociales liées à l'emploi de personnel au Royaume-Uni.​

Il est recommandé de finaliser cette inscription avant le début de l’activité salariale pour éviter tout retard dans le traitement des salaires et des contributions associées.​

Puis-je percevoir un salaire de la part de la société si je ne vis pas au Royaume-Uni ?

Oui, en tant que directeur ou employé d’une société britannique, vous pouvez percevoir un salaire même si vous résidez en dehors du Royaume-Uni. Toutefois, plusieurs aspects fiscaux et légaux doivent être pris en compte :​

  • Imposition au Royaume-Uni : Les revenus salariaux versés par une entreprise britannique sont généralement soumis à l’impôt sur le revenu au Royaume-Uni. Cependant, si vous êtes considéré comme non-résident fiscal au Royaume-Uni, votre obligation fiscale peut être limitée aux revenus de source britannique. Il est essentiel de déterminer votre statut de résidence fiscale pour comprendre vos obligations fiscales.​
  • Conventions fiscales internationales : Le Royaume-Uni a conclu des conventions fiscales avec de nombreux pays pour éviter la double imposition. Ces accords déterminent où vos revenus seront imposés et à quel taux. Par exemple, si vous résidez en France et percevez un salaire d’une société britannique, la convention fiscale entre le Royaume-Uni et la France stipule que votre salaire sera généralement imposable en France. Cependant, des obligations déclaratives peuvent subsister au Royaume-Uni.​
  • Obligations déclaratives dans votre pays de résidence : Vous devrez déclarer les revenus perçus à l’étranger dans votre pays de résidence. Les modalités de déclaration et d’imposition varient selon les législations locales.​
  • Cotisations sociales : Selon les accords bilatéraux en matière de sécurité sociale, vous pourriez être tenu de cotiser au système de sécurité sociale de votre pays de résidence ou du Royaume-Uni. Il est important de clarifier ces obligations pour éviter une double cotisation.​

Compte tenu de la complexité de ces situations, il est fortement recommandé de consulter un expert fiscal ou un conseiller spécialisé en fiscalité internationale pour assurer votre conformité aux obligations fiscales et sociales dans les différentes juridictions concernées.​

Quelles sont les obligations légales d’un employeur au Royaume-Uni ?

En tant qu'employeur au Royaume-Uni, vous devez respecter plusieurs obligations légales pour assurer la conformité et le bien-être de vos employés :​

  • Contrats de travail : Fournir à chaque employé un contrat écrit détaillant les termes et conditions de l'emploi, y compris le poste, le salaire, les horaires de travail et les droits aux congés.​
  • Salaire minimum : Payer vos employés au moins au National Minimum Wage (NMW) ou au National Living Wage (NLW), selon leur âge et leur statut. Depuis le 1er avril 2024, le NLW pour les travailleurs âgés de 21 ans et plus est fixé à 11,44 £ de l’heure.​
  • Temps de travail : Veiller à ce que les employés ne travaillent pas plus de 48 heures par semaine en moyenne, sauf s’ils choisissent de se retirer de cette limite. Assurer également des périodes de repos adéquates, notamment 11 heures consécutives de repos quotidien et un jour de repos hebdomadaire.​
  • Santé et sécurité : Maintenir un environnement de travail sûr en conformité avec les réglementations en matière de santé et de sécurité, en effectuant des évaluations des risques et en fournissant la formation nécessaire.​
  • Égalité et non-discrimination : Traiter tous les employés équitablement, sans discrimination basée sur l’âge, le sexe, la race, le handicap, la religion ou toute autre caractéristique protégée par la loi.​
  • Cotisations à l’assurance nationale et impôts : Déduire et verser les cotisations à l’assurance nationale et l’impôt sur le revenu des salaires des employés, conformément au système Pay As You Earn (PAYE).​
  • Pension de retraite : Inscrire automatiquement les employés éligibles à un régime de retraite professionnel et contribuer à ce régime.​

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions légales et financières. Il est donc essentiel de se tenir informé des réglementations en vigueur et de consulter des professionnels en ressources humaines ou en droit du travail si nécessaire.​

Quels sont les avantages d’externaliser la gestion du personnel ?

L’externalisation de la gestion du personnel présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment celles qui ne disposent pas d’un département RH dédié ou qui souhaitent optimiser leur temps et leurs ressources.

1. Conformité légale et réduction des risques

Le droit du travail britannique évolue régulièrement et nécessite une veille constante pour éviter les erreurs et les sanctions. En externalisant, vous bénéficiez de l’expertise de professionnels qui garantissent :

  • Le respect des lois sur l’emploi et la fiscalité.
  • Une gestion conforme des fiches de paie et des cotisations sociales.
  • Une adaptation rapide aux changements législatifs.

2. Réduction des coûts et optimisation des ressources

Gérer le personnel en interne implique des coûts directs et indirects liés à :

  • L’embauche et la formation d’un service RH.
  • L’investissement dans des logiciels de gestion de paie et de conformité.
  • Le temps passé sur les formalités administratives au lieu de se concentrer sur le développement de l’entreprise.

Externaliser permet de réduire ces coûts et d’accéder à des solutions RH clés en main sans nécessiter d’investissements supplémentaires.

3. Gestion simplifiée des obligations fiscales et administratives

L’administration de la paie et des obligations employeur peut être complexe. L’externalisation permet de :

  • Automatiser le traitement des salaires et des cotisations sociales.
  • Gérer facilement l’inscription au système PAYE et la soumission des déclarations à HMRC.
  • Éviter les erreurs dans les déductions fiscales et sociales qui peuvent entraîner des pénalités.

4. Flexibilité et évolutivité

Une entreprise en croissance doit souvent adapter sa gestion des ressources humaines rapidement. L’externalisation permet de :

  • S’adapter facilement à l’évolution de l’effectif sans avoir à embaucher du personnel RH supplémentaire.
  • Accéder à des services sur mesure en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
  • Faciliter l’embauche d’employés internationaux et la gestion des contrats à distance.

5. Amélioration de la gestion des employés et du climat social

Un prestataire spécialisé peut aussi fournir des conseils RH stratégiques pour améliorer :

  • L’engagement et la rétention des employés.
  • Les procédures disciplinaires et les conflits au travail.
  • L’optimisation des avantages sociaux et des régimes de retraite.

Comment embaucher un salarié au Royaume-Uni ?

L’embauche d’un salarié au Royaume-Uni suit plusieurs étapes essentielles pour assurer la conformité légale :

1. Vérification du droit au travail

L’employeur doit s’assurer que le salarié a le droit de travailler au Royaume-Uni en vérifiant son passeport, visa ou permis de travail.

2. Rédaction et signature du contrat de travail

Tout employé doit recevoir un contrat écrit précisant les conditions d'emploi, y compris :

  • Le salaire et les avantages.
  • Le nombre d’heures travaillées.
  • Les congés et autres droits liés à l’emploi.

3. Enregistrement auprès de HMRC

L’employeur doit inscrire l’employé dans le système PAYE pour assurer le prélèvement de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales.

4. Inscription automatique à un régime de retraite

Tous les employés éligibles doivent être automatiquement inscrits à un régime de retraite d’entreprise, sauf s’ils choisissent d’y renoncer.

5. Respect des réglementations sur la santé et la sécurité

L’entreprise doit garantir un environnement de travail sûr et se conformer aux lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail.

Quels sont les coûts liés à l’emploi d’un salarié au Royaume-Uni ?

Lorsqu’une entreprise embauche un salarié au Royaume-Uni, plusieurs coûts doivent être pris en compte en plus du salaire brut :

  • Cotisations patronales à l’Assurance Nationale (National Insurance Contributions – NICs) :
    • 13,8 % sur les salaires supérieurs à 175 £ par semaine.
  • Régime de retraite obligatoire (Pension Auto-Enrolment) :
    • L’employeur doit contribuer au minimum à hauteur de 3 % du salaire brut de l’employé.
  • Congés payés :
    • Les salariés ont droit à un minimum de 5,6 semaines de congés payés par an, soit 28 jours pour un temps plein.
  • Salaire minimum légal (National Minimum Wage / National Living Wage) :
    • Les employeurs doivent respecter les taux de salaire minimum en fonction de l’âge et du statut de l’employé.

Puis-je employer un travailleur indépendant (freelance) plutôt qu’un salarié ?

Oui, employer un travailleur indépendant peut être une alternative à l’embauche d’un salarié, offrant plus de flexibilité et moins d’obligations administratives. Cependant, il faut s’assurer que la relation de travail respecte bien les critères du statut d’auto-entrepreneur :

  • Le travailleur fixe ses propres horaires et lieux de travail.
  • Il utilise ses propres équipements.
  • Il peut avoir plusieurs clients et ne dépend pas exclusivement de l’entreprise.

Attention : si un travailleur indépendant est traité comme un employé (horaires imposés, travail exclusif, outils fournis par l’entreprise), HMRC peut requalifier la relation en contrat de travail et imposer le paiement des charges sociales.

Comment licencier un employé en conformité avec la loi britannique ?

Le licenciement d’un salarié au Royaume-Uni doit suivre des procédures légales strictes pour éviter tout litige ou réclamation pour licenciement abusif.

1. Motifs valables de licenciement

Un employeur peut licencier un salarié pour plusieurs raisons :

  • Faute professionnelle (exemple : manquement grave aux règles de l’entreprise).
  • Rendement insuffisant (après avertissements et mesures correctives).
  • Suppression de poste (licenciement économique).
  • Incapacité à exercer ses fonctions (raisons médicales, absence prolongée).

2. Respect des procédures disciplinaires

Avant de procéder à un licenciement, il est recommandé de :

  • Donner des avertissements écrits.
  • Organiser une réunion disciplinaire pour discuter des faits reprochés.
  • Laisser à l’employé la possibilité de se défendre.

3. Respect du préavis

Sauf en cas de faute grave, un employeur doit respecter un préavis légal :

  • 1 semaine après 1 mois d’ancienneté.
  • 1 semaine par année complète d’ancienneté (jusqu’à 12 semaines maximum).

4. Indemnités de licenciement

Si un employé a plus de 2 ans d’ancienneté, il peut avoir droit à des indemnités de licenciement proportionnelles à son ancienneté et son salaire.

5. Gestion du solde de tout compte

L’employeur doit payer toutes les sommes dues au salarié (salaires, congés non pris, primes) au moment du départ.

Besoin d’accompagnement dans la gestion de votre personnel ?

Que vous soyez une entreprise locale ou une société étrangère employant des salariés au Royaume-Uni, nous vous aidons à :

  • Assurer la conformité de votre entreprise avec la réglementation britannique.
  • Gérer les fiches de paie et les déclarations fiscales.
  • Accompagner l’embauche et la gestion du personnel.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour un service adapté à vos besoins.